Referat Organizacyjno - Administracyjny i Biura Rady

1. Radca Prawny Jadwiga Kosiur tel. +48 (89) 521-64-13
2. Stanowisko ds. informatyki Jarosław Wadowski tel. +48 (89) 521-64-08
3. Stanowisko ds. obsługi Rady Miejskiej Joanna Tatarczak tel. +48 (89) 521-64-22
4. Stanowisko ds. kancelaryjno – organizacyjnych Ewa Prościńska tel. +48 (89) 521-64-00
5. Stanowisko ds. organizacyjnych i kadr Agnieszka Steczka tel. +48 (89) 521-64-06
6.Stanowisko ds. promocji gminy i strategii ekorozwoju Gminy Justyna Kobryń tel. +48 (89) 521-64-10

Referat podlega bezpośrednio Sekretarzowi Gminy i Miasta.
________________________________________

Zadania Referatu

Do zadań Referatu Organizacyjno – Administracyjnego i Biura Rady należy:

1. Zapewnienie obsługi organizacyjnej Burmistrzowi, Zastępcy Burmistrza i Sekretarza oraz
sprawy kancelaryjno – techniczne w szczególności:
1) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
2) prowadzenie ewidencji korespondencji,
3) prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków, petycji oraz innych pism wpływających do Urzędu,
4) prowadzenie centralnego rejestru umów i zleceń,
5) przygotowanie i obsługa posiedzeń, w tym protokołowanie spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza, Zastępcę i Skarbnika,
6) prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
7) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
8) przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza lub Sekretarzem, bądź kierowanie ich do właściwych pracowników.
2. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu, a w szczególności:
1) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,
2) organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
3) przygotowanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
4) ustalanie terminów urlopów wypoczynkowych pracowników,
5) zapewnienie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
6) przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
7) ewidencja czasu pracy pracowników,
8) kompletowanie wniosków emerytalno – rentowych,
9) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
10) powierzania stanowisk kierowniczych w oświacie gminnej: odwoływanie z tych stanowisk,
11) organizowanie naboru na wolne stanowiska urzędnicze,
12) przeprowadzenie okresowej oceny pracowników.
3. Podejmowanie działań w imieniu Burmistrza jako administratora danych osobowych, dotyczących ochrony danych osobowych, a w szczególności:
1) prowadzenie dokumentacji organizacyjnej i osobowej,
2) ochrona i zabezpieczenie danych osobowych,
3) zarządzania systemem informatycznym przetwarzającym dane osobowe.
4. Zapewnienie obsługi administracyjnej Urzędu, a w szczególności:
1) utrzymanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd
oraz na terenie posesji wokół Urzędu,
2) prowadzenie drobnych napraw i konserwacji pomieszczeń i inwentarza biurowego,
3) analiza kosztów funkcjonowania Urzędu,
4) zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe
i kancelaryjne,
5) prowadzenie ewidencji sprzętu, materiałów i zasobów bibliotecznych,
6) prowadzenie spraw z zakresu komputeryzacji Urzędu oraz wyposażenie stanowisk pracy w nowoczesne urządzenia techniki biurowej,
7) prowadzenie tablic informacyjnych Urzędu,
8) zapewnienie prawidłowych warunków bhp i ochrona ppoż. Urzędu oraz prowadzenie systematycznych szkoleń pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
9) organizowanie bezpłatnego dowożenia dzieci i młodzieży do szkół.
5. Wydawanie zaświadczeń, za wyjątkiem zaświadczeń dotyczących spraw podatkowych.
6. Prowadzenie spraw związanych z kreowaniem rozwoju Gminy jej promocja na zewnątrz, a w szczególności:
1) opracowywanie corocznych sprawozdań z postępu prac nad realizacją Strategii Ekorozwoju Gminy i przedkładanie ich Burmistrzowi i Radzie Miejskiej,
2) opracowywanie informacji oraz prowadzenie okresowych analiz dotyczących bieżącej sytuacji gospodarczej i społecznej Gminy,
3) przygotowywanie materiałów promujących Gminę na zewnątrz,
4) organizowanie współpracy Gminy z zagranicą,
5) współpraca z samorządami wszystkich szczebli mająca na celu promocję i rozwój Gminy,
6) utrzymywanie bieżących kontaktów z przedstawicielami środków masowego przekazu,
7) opracowywanie informacji i komunikatów na potrzeby własne,
8) wydawanie raz na kwartał biuletynu informacyjnego Urzędu.
7. Zapewnienie obsługi administracyjnej Rady i jej Komisji oraz sprawy kancelaryjno-
techniczne, a w szczególności:
1) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie stanowiskami pracy materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej Komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
2) przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę i jej Komisje,
3) przekazywanie – za pośrednictwem Sekretariatu – korespondencji do i od Rady, jej Komisji oraz poszczególnych radnych,
4) przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej Komisji,
5) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady i jej Komisji,
6) protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań,
7) prowadzenie rejestru uchwał, postanowień Rady i jej Komisji,
8) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
9) organizowanie szkoleń radnych.
8. Zapewnienie obsługi administracyjno - technicznej przeprowadzenia wyborów Prezydenta, do Sejmu i Senatu RP, do Rady oraz referendów i współpraca w tym zakresie z odpowiednimi organami.

________________________________________
Autor dokumentu: Agnieszka Steczka